Agência das Bacias PCJ inicia 1ª fase do Projeto Papel Zero

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Entidade contratou a FESPSP para elaboração e acompanhamento da implantação da metodologia de gestão de documentos; assinatura ocorreu na manhã desta segunda-feira (23/04/2018), na sede da Agência, em Piracicaba

A Agência das Bacias PCJ iniciou a primeira fase do projeto Papel Zero, com a contratação da FESPSP (Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo) para a realização de estudos e pesquisas para elaboração e acompanhamento da implantação da metodologia de gestão de documentos. A cerimônia de assinatura do contrato foi realizada na manhã desta segunda-feira (23/04/2018), na sede da entidade, em Piracicaba.

O Papel Zero é uma das metas do Contrato de Gestão 2018 com a ANA (Agência Nacional de Águas) e está relacionado ao indicador “Gestão da Informação e Transparência Pública”. Por meio desse Contrato de Gestão é que são delegadas funções à entidade para exercer o ofício de agência de água nas Bacias dos rios Piracicaba, Capivari e Jundiaí e, assim, cumprir as metas estabelecidas para a melhoria da gestão dos recursos hídricos na região.

No total, serão investidos R$ 625 mil no Projeto Papel Zero, disponibilizados pela ANA. São R$ 300 mil investidos neste contrato assinado hoje, com duração de 12 meses, e outros R$ 325 mil que serão usados em uma segunda fase, para a aquisição de equipamentos de informática, como monitores de tela dupla, scanners e computadores com melhores recursos tecnológicos, além de contratações de certificado digital e gerenciador eletrônico de documentos.

Do papel para o digital

Entre as entidades delegatárias brasileiras, somente a Agência das Bacias PCJ e a Agevap (Agência da Bacia do Rio Paraíba do Sul) aderiram ao projeto. Na Agência Nacional de Águas, o Papel Zero foi implantado em 2015 e já alcançou bons resultados.

A iniciativa sustentável promoveu a substituição da circulação, tramitação e distribuição de documentos e processos em papel para o formato digital. Além de contribuir diretamente para o meio ambiente, o projeto também causou impacto positivo no processo interno da ANA, já que os servidores não precisam mais esperar o transporte da documentação física para realizar importantes análises. Há mais agilidade na tramitação e, logo, uma rápida tomada de decisão interna.

Outro benefício do Papel Zero é também a diminuição do consumo de cartuchos de impressão e cópias em papel, gerando assim significativa economia de recursos públicos.

“O reflexo do Papel Zero que se teve na ANA é o que se espera aqui: economia de recursos, economia de papel, agilidade nos processos e, principalmente, transparência na disponibilização das informações”, destacou o diretor-presidente da Agência das Bacias PCJ, Sergio Razera.

O diretor administrativo e financeiro, Ivens de Oliveira, explicou que a adesão ao projeto da ANA foi possível porque, em 2017, a Agência das Bacias PCJ implantou, também através da FESPSP, o mapeamento e redesenho de processos e a descrição de todos os procedimentos operacionais das áreas da Agência, que foram reunidos em um manual.

“Agora, entramos em um momento em que precisamos organizar nossos arquivos físicos e digitais, por isso fizemos essa nova contratação”, justificou Oliveira. “Precisaremos organizar os documentos levando em consideração o tipo de cada documento. Classificá-los, codificá-los e fazer uma tabela de temporalidade para poder começar a eliminar parte dos documentos também. Depois teremos o gerenciador de documentos, tecnologia pela qual será possível fazer consultas e tramitações de forma eletrônica. Além de eliminar o papel, isso tende a agilizar processos, tramitar de forma mais rápida a documentação. Teremos fácil acesso a documentos de qualquer lugar, com segurança e confiabilidade. Tudo isso permitirá que tenhamos novos resultados”, ressaltou.

O diretor administrativo e financeiro também destacou que o novo processo de gerenciamento do arquivo será necessário para que as áreas de trabalho possam contar com a possibilidade de arquivamento, tratamento e recuperação de informações conforme necessário no cotidiano de suas atividades, e para que a memória institucional seja preservada.  “Todos os esforços são realizados no sentido de profissionalizar a gestão integrada da Agência das Bacias PCJ. Assim, tal projeto agregará valor aos trabalhos já realizados pela entidade”, concluiu Oliveira. 

Além de Ivens de Oliveira e Sergio Razera, estiveram presentes na assinatura do contrato os representantes da FESPSP, Maria Cristina Barboza e Aluísio Teixeira Junior, e o coordenador de Tecnologia da Informação da Agência das Bacias PCJ, Henrique Moraes.